Veicoli aziendali a Dipendenti e Amministratori: guida completa al trattamento fiscale

Premessa

Sempre più spesso le aziende concedono l’uso di veicoli aziendali a dipendenti, collaboratori e amministratori. A seconda della finalità d’uso concessa – aziendale, promiscuo o personale – il trattamento fiscale varia in modo significativo. Comprendere queste differenze è essenziale sia per i lavoratori sia per le imprese, al fine di una corretta gestione contabile, fiscale e contributiva.

Tipologie di utilizzo e trattamento fiscale

1. Uso esclusivamente aziendale

In questo caso il veicolo è assegnato al dipendente o all’amministratore solo per attività lavorative. Non è ammesso alcun utilizzo privato.

• Condizioni operative:
  • Il veicolo deve rimanere in sede aziendale fuori dall’orario di lavoro.
  • È consentito anche l’uso “a pool”, ovvero veicoli non assegnati in via esclusiva ma disponibili per più dipendenti.
• Conseguenze fiscali:
  • Nessun fringe benefit: non essendoci utilità personale, non si genera reddito imponibile.
  • Limiti di deducibilità:
    • Costo d’acquisto deducibile fino a €18.076,99.
    • Deducibilità del 20% (art. 164 TUIR).
    • IVA detraibile al 40%.
  • I costi vanno registrati secondo la natura:
    • Carburanti: voce B6 (acquisti).
    • Manutenzioni e assicurazioni: voce B7 (servizi).
  • È consigliabile mantenere un registro con l’indicazione dei conducenti per eventuali responsabilità.

2. Uso promiscuo (aziendale e privato)

Il veicolo può essere utilizzato sia per fini lavorativi che personali (es. tragitto casa-lavoro, viaggi privati, vacanze).

• Documentazione richiesta:
  • Deve risultare da contratto di lavoro o accordo scritto, da conservare in azienda e sul veicolo.
  • L’uso deve essere compatibile con le mansioni del dipendente.
  • L’assegnazione deve coprire la maggior parte del periodo d’imposta.
• Fringe benefit:
  • Calcolato in modo convenzionale: 30% della tariffa ACI su una percorrenza fissa di 15.000 km annui.
  • Dal 1° luglio 2020, la percentuale varia in base alle emissioni di CO₂: Emissioni CO₂ (g/km) Percentuale benefit Fino a 60 25% 61 – 160 30% 161 – 190 50% Oltre 190 60%
• Dal 1° gennaio 2025 il criterio cambia e si basa sul tipo di alimentazione: Tipo veicolo Percentuale benefit Benzina/Diesel 50% Ibrido plug-in 20% Elettrico a batteria 10%
• Aspetti fiscali per l’impresa:
  • Deducibilità dei costi: 70%.
  • IVA detraibile: 40% (100% se il dipendente paga un corrispettivo e viene emessa fattura congrua).
  • Il valore del fringe benefit entra nella busta paga e subisce ritenute e contributi.

3. Uso esclusivamente personale

Caso raro: l’auto è concessa al dipendente per finalità totalmente private, senza alcun utilizzo aziendale.

• Trattamento fiscale:
  • Il veicolo è equiparato a una retribuzione in natura.
  • Il fringe benefit è pari al 100% del valore normale, basato sul canone di noleggio annuo.
  • Si applica per intero alla formazione del reddito imponibile.
  • Per l’impresa:
    • Costo d’acquisto deducibile con limite di €18.076,99.
    • Deducibilità spese al 20%.
    • IVA detraibile al 40%.

Veicoli concessi ad amministratori e collaboratori

Uso promiscuo da parte di amministratori

• Fringe benefit: tassato come reddito assimilato a lavoro dipendente.
• Obbligo di assemblea: la concessione dell’auto deve essere prevista da una delibera assembleare con dettaglio del compenso.
• Cedolino mensile: anche in assenza di retribuzione monetaria, deve essere emesso per regolarizzare contributi INPS (Gestione Separata).
• Trattamento fiscale:
  • Si può dedurre una quota dei costi pari al valore del benefit.
  • L’eccedenza è deducibile nei limiti ordinari (20% su €18.076,99).
  • IVA detraibile solo al 40% (mai al 100% per amministratori, anche con riaddebito).

Modalità di calcolo del fringe benefit

Il calcolo si basa sulle tabelle ACI e su una percorrenza convenzionale di 15.000 km/anno, a prescindere dall’utilizzo reale.

• Formula: Costo chilometrico ACI × 15.000 km × percentuale prevista dalla normativa
• Il contributo versato dal dipendente/amministratore riduce il fringe benefit imponibile.
• Le tabelle ACI aggiornate sono disponibili sul sito ACI: aci.gov.it

Esempi pratici

Con riaddebito al dipendente

Auto a benzina (2025):

• Fringe benefit lordo: €3.600 (0,48 x 15.000 x 50%)
• Riaddebito: €1.200
• Fringe benefit netto: €2.400
• IVA: detraibile al 100%

Soglie di esenzione

• Franchigia ordinaria: €258,23.
• Eccezione temporanea (2024-2027):
  • €1.000 per tutti i dipendenti.
  • €2.000 per dipendenti con figli fiscalmente a carico.
• Se superata, l’intero valore del benefit è imponibile, non solo la parte eccedente.

Disciplina IVA

• Uso promiscuo senza corrispettivo: IVA detraibile al 40%.
• Con corrispettivo:
  • Dipendente: IVA detraibile al 100%.
  • Amministratore: IVA detraibile sempre al 40%.

L’uso gratuito non costituisce prestazione imponibile IVA (art. 3, co. 6, DPR 633/72).

Conclusione

La concessione di veicoli aziendali comporta effetti rilevanti sia sul piano fiscale che contributivo. È fondamentale individuare correttamente la tipologia di utilizzo, conservare la documentazione idonea e applicare i criteri corretti di calcolo e imputazione.