Certificato del Casellario Giudiziale: l’Imprenditore può Richiederlo Prima dell’Assunzione?

Quando un imprenditore si appresta ad assumere un collaboratore o a instaurare un rapporto con un professionista esterno a partita IVA, può sorgere un dubbio importante: è possibile richiedere il certificato del casellario giudiziale?
La risposta dipende dal tipo di attività svolta, dal ruolo ricoperto dal collaboratore e, soprattutto, dalla presenza o meno di contatti con soggetti vulnerabili, come i minori.

In questo articolo facciamo chiarezza, in modo semplice ma completo, su quando è lecito richiedere il casellario giudiziale, in quali casi è vietato, e quali sono le eccezioni previste dalla legge italiana.

Cos’è il Certificato del Casellario Giudiziale?

Il certificato del casellario giudiziale è un documento rilasciato dal Ministero della Giustizia che raccoglie le sentenze penali definitive a carico di un soggetto. Può includere condanne, misure di sicurezza e altre annotazioni rilevanti.

Regola Generale: il Principio di Proporzionalità e Pertinenza

La normativa italiana, e in particolare il Regolamento Europeo GDPR (art. 10) e il D.Lgs. 196/2003 così come modificato, stabilisce che il trattamento di dati giudiziari (tra cui rientra il casellario) non è consentito liberamente dai datori di lavoro, ma solo:

• se autorizzato da una norma di legge o da un regolamento;
• e nel rispetto del principio di proporzionalità e pertinenza.

Quindi, non è lecito per un imprenditore, in generale, chiedere il casellario giudiziale a un potenziale dipendente o collaboratore solo per “garanzia personale”, senza una base giuridica.

Eccezione: Attività che Comportano Contatti con i Minori

Una importante eccezione è prevista dalla Direttiva Europea 2011/93/UE e recepita in Italia con il D.Lgs. 39/2014:

Chi intende impiegare una persona per lo svolgimento di attività professionali o volontarie organizzate che comportano contatti diretti e regolari con minori deve obbligatoriamente acquisire il certificato del casellario giudiziale.

Quindi, è obbligatorio il casellario quando:

• Si assumono educatori, istruttori sportivi, animatori, insegnanti, assistenti, baby-sitter, o qualsiasi figura che:
  • svolga attività continuativa o regolare con i minori;
  • abbia accesso diretto e non occasionale a minori;
• Anche nel caso di collaboratori esterni a partita IVA, se svolgono attività organizzate con i minori per conto dell’azienda (ad esempio, un istruttore di nuoto freelance chiamato da una piscina).

🟠 Attenzione: il certificato deve essere acquisito prima dell’instaurazione del rapporto di lavoro o di collaborazione.

Collaborazioni Esterne a Partita IVA: Si Può Chiedere il Casellario?

Nel caso di collaboratori esterni, la richiesta del casellario è lecita solo se sussistono le stesse condizioni sopra indicate:

• cioè attività organizzata, contatto diretto con minori, e incarico ricorrente o regolare.

In assenza di tali presupposti, chiedere il certificato del casellario sarebbe considerato un trattamento illecito di dati personali.

Esempi leciti:

• Collaboratore a partita IVA che fa lezioni di musica a minori per conto di una scuola;
• Educatore esterno in un centro estivo o struttura educativa.

Esempi illeciti:

• Chiedere il casellario a un consulente informatico esterno che non ha contatti con i minori;
• Richiederlo a fini generici, per “conoscere meglio” il collaboratore, senza base giuridica specifica.

Come e Dove Richiederlo?

Il certificato può essere richiesto:

• Direttamente dal collaboratore, su richiesta del datore, presso il casellario del Tribunale o via portale online del Ministero della Giustizia;
• Ha validità 6 mesi e può essere esibito in formato digitale o cartaceo.

Le Sanzioni per l’Omessa Acquisizione

Nel caso in cui un imprenditore non acquisisca il certificato del casellario nei casi obbligatori (es. impiego con minori), si espone a:

• Sanzioni amministrative;
• Eventuale responsabilità civile o penale in caso di eventi dannosi riconducibili a soggetti condannati.

Conclusioni: Quando è Lecito Chiedere il Casellario?