Dal 2025 PEC obbligatoria per gli amministratori di società: cosa sapere

A partire dal 1° gennaio 2025, entra in vigore l’obbligo di comunicare un indirizzo PEC (domicilio digitale) per ogni amministratore di società. Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) ha pubblicato una nota interpretativa (n. 43836 del 12 marzo 2025) che chiarisce come applicare correttamente la norma. In questo articolo spieghiamo in modo semplice e completo tutto ciò che serve sapere.

Perché nasce l’obbligo della PEC per gli amministratori

La novità è contenuta nella Legge di Bilancio 2025 (art. 1, comma 860). La norma ha modificato una serie di leggi precedenti, estendendo l’obbligo di domicilio digitale (cioè una PEC o un servizio elettronico qualificato) non solo alle imprese, ma anche ai loro amministratori, persone fisiche o giuridiche.

Il MIMIT ha riconosciuto che il testo della norma è poco chiaro, e ha quindi fornito indicazioni pratiche e interpretative per una corretta applicazione uniforme su tutto il territorio.

Quando scatta l’obbligo di PEC per gli amministratori

1. Nuove imprese costituite dal 2025

Per tutte le società costituite dal 1° gennaio 2025, l’indirizzo PEC degli amministratori va comunicato subito, insieme alla domanda di iscrizione al Registro delle Imprese.

2. Imprese già esistenti

Per le società già esistenti al 31 dicembre 2024, l’obbligo di comunicare la PEC degli amministratori:

• si applica da subito;
• deve essere assolto entro il 30 giugno 2025, oppure
• in occasione della nomina, sostituzione o rinnovo dell’amministratore, se avviene prima di tale data.

Quali imprese sono soggette all’obbligo

L’obbligo riguarda tutte le forme societarie che esercitano attività d’impresa, sia:

• società di persone (S.n.c., S.a.s.),
• società di capitali (S.r.l., S.p.A., S.a.p.A.),
• eventualmente reti di imprese.

Sono escluse:

• le società semplici (tranne se esercitano attività agricola),
• le società di mutuo soccorso,
• i consorzi, anche con attività esterna,
• tutte le forme non societarie o non imprenditoriali.

Chi deve avere la PEC: gli amministratori

La norma si riferisce a tutti coloro che esercitano funzioni gestionali nella società:

• amministratori unici,
• membri del consiglio di amministrazione,
• liquidatori, siano essi nominati dai soci o dal tribunale.

PEC individuale per ciascun amministratore

Ogni amministratore deve avere una PEC personale e distinta, che non può coincidere con quella della società.

Indirizzo PEC valido: cosa si può (e non si può) usare

Il MIMIT chiarisce che:

• non è ammesso l’utilizzo della stessa PEC già iscritta per la società;
• ogni PEC deve essere intestata personalmente all’amministratore;
• un amministratore che ricopre cariche in più società può usare lo stesso indirizzo PEC per tutte, oppure decidere di usarne più di uno.

Le imprese che avevano registrato lo stesso indirizzo PEC per sé e per l’amministratore devono regolarizzare entro il 30 giugno 2025.

Costi e diritti di segreteria

Nessun costo per la sola comunicazione PEC

Secondo il MIMIT:

• la comunicazione (o variazione) dell’indirizzo PEC non è soggetta a diritti di segreteria né a imposta di bollo;
• l’esenzione si applica solo se si presenta una comunicazione autonoma.

Se la comunicazione è inclusa in una pratica più ampia (es. nomina di un nuovo amministratore), si applicano i costi ordinari previsti per quella pratica.

Cosa succede se non si comunica la PEC

Il MIMIT è molto chiaro: la mancata comunicazione dell’indirizzo PEC dell’amministratore comporta il blocco della pratica.

In particolare:

• la Camera di Commercio sospende l’iscrizione e chiede l’integrazione;
• se l’adempimento non viene fatto entro 30 giorni, la pratica viene rigettata.

Sanzioni

In caso di mancata comunicazione nei termini:

• si applica la sanzione amministrativa prevista dall’art. 2630 c.c.,
• con importo da 103 euro a 1.032 euro,
• ridotta a un terzo se si regolarizza entro 30 giorni dalla scadenza.

Conclusione: cosa devono fare le società

Tutte le imprese in forma societaria devono:

1. Verificare se ogni amministratore ha una PEC personale;
2. Comunicare tale indirizzo al Registro delle Imprese, secondo i termini previsti;
3. Evitare di usare la stessa PEC già usata dalla società.

L’adempimento è senza costi se fatto separatamente, ma comporta sanzioni e ritardi nelle pratiche se omesso.